Conserver ses factures : combien de temps et comment

Par Tomas Lambermont, fondateur de Faktuno

Envoyer une facture n’est que la moitié du travail. Vous devez aussi la conserver, pour votre comptabilité, votre TVA et un éventuel contrôle.

Combien de temps conserver ses factures ?

Pour les entreprises en Belgique, le délai de conservation des factures est en général de 10 ans, tant pour les factures que vous émettez que pour celles que vous recevez. Un autre délai peut s’appliquer à d’autres pièces comptables. Demandez à votre comptable ce qui vaut pour votre situation.

Sous quelle forme les conserver ?

Une facture électronique, par exemple via Peppol, se conserve sous forme électronique. Ne l’imprimez pas pour jeter ensuite l’original : la version électronique est la facture.
Veillez à ce qu’elle reste lisible et inchangée, et à pouvoir la retrouver rapidement, par exemple par numéro de facture ou par client.
Conservez aussi les notes de crédit et les factures reçues de vos fournisseurs.

Et si vous arrêtez votre logiciel ?

Un programme n’est pas une archive éternelle. Téléchargez donc régulièrement une copie de vos données et conservez-la aussi vous-même en dehors du programme, par exemple sur votre ordinateur ou chez votre comptable.

Comment ça marche dans Faktuno

Toutes vos factures envoyées et reçues restent dans Faktuno tant que votre compte est actif.
Sous Compte → Télécharger une sauvegarde, vous téléchargez toutes vos données à tout moment. Faites-le régulièrement et conservez aussi cette copie vous-même.
Votre comptable peut aussi recevoir les factures directement : dès que vous indiquez son adresse e-mail et activez l’envoi automatique, il ou elle reçoit un paquet chaque mois.
Si vous résiliez votre abonnement, vous pouvez encore vous connecter pendant 30 jours pour tout télécharger.
Faktuno est un programme de facturation et non un service d’archivage. L’obligation de conservation reste la vôtre.

Prêt en quelques minutes

Découvrez d’abord l’application avec des données d’exemple. Aucune carte nécessaire pour commencer.

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Plus d’explications

Cette page explique la règle générale. Ce n’est pas un conseil fiscal pour votre situation particulière.