Facturen bewaren: hoe lang en hoe doe je het?

Door Tomas Lambermont, oprichter van Faktuno

Een factuur versturen is maar de helft van het werk. Je moet ze ook bewaren, voor je boekhouding, je btw en een mogelijke controle.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Voor ondernemingen in België geldt doorgaans een bewaartermijn van 10 jaar voor facturen, zowel voor de facturen die je uitgeeft als voor die je ontvangt. Voor andere boekhoudstukken kan een andere termijn gelden. Vraag je boekhouder wat voor jouw situatie van toepassing is.

In welke vorm bewaar je ze?

Een elektronische factuur, bijvoorbeeld via Peppol, bewaar je elektronisch. Print ze niet om ze daarna weg te gooien: de elektronische versie is de factuur.
Zorg dat ze leesbaar en onaangepast blijven, en dat je ze snel kan terugvinden, bijvoorbeeld op factuurnummer of klant.
Bewaar ook de creditnota’s en de ontvangen facturen van je leveranciers.

Wat als je stopt met je software?

Programma’s zijn geen archief voor eeuwig. Download daarom op regelmatige tijdstippen een kopie van je gegevens en bewaar ze zelf ook buiten het programma, bijvoorbeeld op je eigen computer of bij je boekhouder.

Zo werkt het in Faktuno

Al je verstuurde en ontvangen facturen staan in Faktuno zolang je account actief is.
Onder Account → Back-up downloaden download je op elk moment al je gegevens. Doe dat regelmatig en bewaar die kopie zelf ook.
Je boekhouder kan de facturen ook rechtstreeks krijgen: zodra je het e-mailadres van je boekhouder invult en het automatisch versturen aanzet, krijgt hij of zij elke maand een pakket.
Zeg je je abonnement op, dan kan je nog 30 dagen inloggen om alles te downloaden.
Faktuno is een facturatieprogramma en geen archiveringsdienst. De bewaarplicht blijft bij jou.

In een paar minuten klaar

Kijk eerst rond met voorbeeldgegevens. Geen kaart nodig om te beginnen.

Start gratis

Meer uitleg

Deze pagina legt de algemene regel uit. Het is geen fiscaal advies voor jouw specifieke situatie.