Privacybeleid
We verzamelen alleen wat nodig is om Faktuno te laten werken, we verkopen je gegevens niet en we gebruiken geen reclame- of trackingcookies.
1. Wie is verantwoordelijk
Tomas Lambermont Consulting, Rodestraat 94, 1570 Galmaarden, Belgium, ondernemingsnummer 1001.751.662, is verwerkingsverantwoordelijke voor de hier beschreven persoonsgegevens. Contact: hello@faktuno.be. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; mail naar hetzelfde adres met al je privacyvragen.
Voor persoonsgegevens in de documenten die je in Faktuno maakt, verstuurt of ontvangt (bijvoorbeeld een klant die zelfstandige is), ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker, zoals beschreven in de verwerkingsvoorwaarden. Dat geldt ook voor het e-mailadres van je klant wanneer je ons vraagt een document (factuur, creditnota of offerte, als pdf) of een betalingsherinnering naar je klant te mailen: we versturen die alleen wanneer jij op de knop klikt, in jouw naam, en antwoorden komen bij jou terecht.
2. Welke gegevens we verzamelen
- Accountgegevens: je e-mailadres en taal, en het e-mailadres van je boekhouder als je dat toevoegt.
- Bedrijfsgegevens: naam, ondernemings- en btw-nummer, adres, IBAN, contact-e-mail, Peppol-inschrijving.
- Je inhoud: facturen, creditnota’s, klanten en ontvangen documenten, met hun leveringsstatus.
- Facturatiegegevens: abonnement, status, betalingen en onze facturen aan jou. Kaart- en bankgegevens worden door Mollie verwerkt; we zien of bewaren je volledige kaart- of rekeningnummer niet.
- Technische gegevens: IP-adres en tijdstip van inlogverzoeken (om misbruik te beperken), gebruikstellers, beveiligingslogs en de inlogcookie hieronder.
- Berichten die je ons stuurt.
3. Waarvoor en op welke rechtsgrond
- Faktuno leveren: je account, Peppol-inschrijving, documenten maken, versturen en ontvangen, en je documenten naar je boekhouder sturen als je daarom vraagt — uitvoering van onze overeenkomst met jou (art. 6.1.b AVG).
- Je abonnement factureren en onze boekhouding voeren — overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6.1.b en c).
- Faktuno veilig houden, misbruik voorkomen en gebruikslimieten toepassen — ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst (art. 6.1.f).
- Dienstberichten sturen (inloglinks, identiteitscontrole rond, einde van de proefperiode, betaalproblemen, een wekelijks overzicht van je vervallen facturen, wijzigingen van prijzen of voorwaarden) — overeenkomst. Nieuwsbrieven sturen we alleen met je toestemming, die je altijd kunt intrekken.
Je account- en bedrijfsgegevens zijn nodig om Faktuno te gebruiken; zonder die gegevens kunnen we de dienst niet leveren. We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.
4. Wie je gegevens ontvangt
We werken met de volgende dienstverleners. Zij verwerken gegevens op onze instructies onder verwerkersovereenkomsten, behalve Mollie, een erkende betaalinstelling die zelf verantwoordelijk is voor betaalgegevens:
- Cloudflare (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten, met entiteiten in de EU) — hosting van website en app, database (bewaard in de EU), doorsturen van e-mails naar ons adres, en Turnstile, een automatische controle op het inlogformulier die mensen van bots onderscheidt (op basis van technische browsersignalen, zonder trackingcookies).
- Recommand (België) — gecertificeerd Peppol-toegangspunt dat je documenten aflevert en ontvangt.
- Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten; verzendregio EU) — verstuurt inlog- en dienstmails.
- Mollie (Mollie B.V., Nederland) — verwerking van betalingen.
Wanneer je in Faktuno een ondernemings- of btw-nummer intypt, zoeken we dat nummer op in twee openbare registers, zodat we de naam en het adres van het bedrijf kunnen invullen en je kunnen zeggen of het Peppol-facturen kan ontvangen: VIES, het btw-register van de Europese Commissie, en de Peppol Directory van OpenPeppol (België). We sturen hen alleen het nummer, niets anders over jou of je documenten.
Documenten die je verstuurt, worden geleverd aan je ontvanger en diens Peppol-dienstverlener; documenten die je ontvangt, komen van je leveranciers via hun dienstverlener. We kunnen gegevens delen wanneer de wet of een bevoegde overheid dat vereist. We verkopen je gegevens nooit.
5. Doorgifte buiten de EU
Sommige dienstverleners behoren tot groepen buiten de Europese Economische Ruimte (vooral in de Verenigde Staten). Waar gegevens van daaruit kunnen worden ingezien, valt de doorgifte onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de EU.
6. Hoe lang we gegevens bewaren
- Account, bedrijfsgegevens en je inhoud: zolang je account actief is, daarna 30 dagen zodat je ze kunt downloaden.
- Onze facturen aan jou en facturatiestukken: 10 jaar, zoals vereist door de Belgische boekhoud- en btw-wetgeving.
- Inloglinks: 7 dagen. Beveiligingslogs: normaal maximaal 90 dagen.
7. Cookies en opslag op je toestel
Faktuno gebruikt één strikt noodzakelijke cookie om je ingelogd te houden. De app bewaart ook een kopie van je werk in de opslag van je browser, zodat ze snel laadt. We gebruiken geen analytische of reclamecookies; daarom tonen we geen cookiebanner.
8. Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS), inloglinks werken één keer en vervallen na 20 minuten, geheimen zoals API-sleutels worden versleuteld op de server bewaard, elke klant heeft enkel toegang tot zijn eigen gegevens, en de toegang tot gegevens is beperkt tot wat nodig is om de dienst te laten werken.
9. Je rechten
Je kunt vragen om je persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of te wissen, ze in een overdraagbaar formaat te ontvangen, het gebruik ervan te beperken en bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang. Je kunt je toestemming altijd intrekken. Mail naar hello@faktuno.be; we antwoorden binnen een maand. Je kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
10. Wijzigingen
We kunnen dit beleid bijwerken. De datum bovenaan toont de laatste versie; over belangrijke wijzigingen sturen we je een e-mail.