Algemene voorwaarden
Faktuno is een dienst voor ondernemingen. Deze voorwaarden gelden zodra je een account aanmaakt, een proefperiode start of een abonnement betaalt. We hebben ze zo duidelijk mogelijk geschreven; is iets niet duidelijk, mail dan naar hello@faktuno.be voor je je inschrijft.
1. Wie we zijn
Faktuno wordt aangeboden door Tomas Lambermont Consulting, Rodestraat 94, 1570 Galmaarden, Belgium, ondernemingsnummer 1001.751.662 (Kruispuntbank van Ondernemingen), btw BE1001751662, e-mail hello@faktuno.be (“wij”).
2. De dienst
Faktuno is online software om facturen en creditnota’s te maken en ze als elektronische documenten te versturen en te ontvangen via het Peppol-netwerk. We leveren documenten af via een gecertificeerd Peppol-toegangspunt (momenteel Recommand). Faktuno is geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies.
Door je onderneming in Faktuno te registreren, geef je ons de toestemming om ze via onze partner (het toegangspunt) op het Peppol-netwerk in te schrijven en in haar naam Peppol-documenten te versturen en te ontvangen, uitsluitend op jouw instructie (bijvoorbeeld wanneer je op “Versturen via Peppol” klikt). Je kunt die toestemming intrekken door je account af te sluiten; we schrappen dan de Peppol-inschrijving. Stap je over naar een andere Peppol-provider, meld dat dan bij het afsluiten: je blijft via Faktuno ontvangen tot de overstap, en we bezorgen je een migratiesleutel zodat je nieuwe provider de inschrijving zonder onderbreking overneemt.
3. Wie Faktuno mag gebruiken
Faktuno is uitsluitend bedoeld voor ondernemingen, zelfstandigen en organisaties met een Belgisch ondernemingsnummer, die handelen in het kader van hun beroepsactiviteit. Het wordt niet aangeboden aan consumenten. Je bevestigt dat de gegevens die je opgeeft juist zijn en dat je namens de geregistreerde onderneming mag optreden.
4. Je account
Je logt in met een eenmalige link die naar je e-mailadres wordt gestuurd. Beveilig je mailbox en je toestellen, want wie daar toegang toe heeft, kan inloggen. Laat het ons meteen weten als je denkt dat iemand anders toegang heeft tot je account.
5. Gratis proefperiode
Nieuwe accounts krijgen een gratis proefperiode van 14 dagen met de documenten van het gekozen abonnement. Om de proefperiode te starten, voeg je een betaalmiddel toe via onze betaaldienstverlener Mollie; we rekenen € 0,02 aan om het te controleren (meteen automatisch terugbetaald) en je geeft ons de toestemming om het abonnement automatisch aan te rekenen. De 14 dagen beginnen op de dag dat de identiteitscontrole van je bedrijf door onze Peppol-partner rond is, want pas vanaf dan kun je facturen versturen en ontvangen; we laten je dat per e-mail weten. Is de identiteitscontrole niet rond binnen 60 dagen, dan eindigt de proefperiode en wordt er niets aangerekend. Zeg je niet op voor het einde van de proefperiode, dan wordt de eerste maandbetaling geïnd op de dag dat de proefperiode afloopt; we herinneren je daar enkele dagen vooraf per e-mail aan. Eén proefperiode per onderneming.
6. Abonnementen, prijzen en betaling
- Starter: € 8 per maand, tot 30 documenten per kalendermaand.
- Pro: € 15 per maand, tot 100 documenten per kalendermaand.
- Extra documenten: € 8 voor 50 extra documenten, geldig in de kalendermaand van aankoop.
Een “document” is een factuur of creditnota die je verstuurt, of een document dat je via Peppol in Faktuno ontvangt. Prijzen zijn exclusief btw, die aan het geldende tarief wordt toegevoegd (momenteel 21%). Het abonnement wordt maandelijks vooraf betaald via Mollie en wordt elke maand automatisch verlengd tot je het opzegt. Voor elke betaling ontvang je een factuur, via Peppol geleverd en beschikbaar in je account.
Wijzig je van abonnement, dan geldt de nieuwe maandlimiet onmiddellijk en de nieuwe prijs vanaf je volgende maandbetaling. We kunnen onze prijzen wijzigen om een geldige reden (zoals hogere kosten bij onze leveranciers of een wijziging van de dienst), met een voorafgaande kennisgeving van minstens 30 dagen per e-mail. De nieuwe prijs geldt vanaf de eerste maandbetaling na die termijn, en je kunt kosteloos opzeggen voor ze ingaat.
7. Gebruikslimieten en redelijk gebruik
Heb je het aantal documenten van je abonnement bereikt, dan wordt het verzenden gepauzeerd tot de volgende kalendermaand, tenzij je extra documenten koopt of een hoger abonnement neemt. Documenten die je ontvangt, worden altijd aan je geleverd, ook boven je limiet. Om de dienst en het Peppol-netwerk te beschermen, gelden ook technische limieten op het aantal documenten per minuut en per dag. Je verbindt je ertoe:
- geen documenten te versturen die geen echte facturen of creditnota’s zijn, of die frauduleus, misleidend of onwettig zijn;
- Faktuno niet te gebruiken voor massale of geautomatiseerde verzending voor rekening van derden, en de toegang tot Faktuno niet door te verkopen;
- niet te proberen limieten te omzeilen, gegevens van andere klanten te bekijken of de dienst te verstoren.
Ligt je gebruik duidelijk boven normaal gebruik voor je abonnement, dan nemen we eerst contact met je op om een passend abonnement af te spreken. Bij een ernstige inbreuk of een onmiddellijk risico voor de dienst of het netwerk kunnen we het verzenden (niet het ontvangen) opschorten; we laten je weten waarom.
8. Opzegging en terugbetaling
- Je kunt op elk moment opzeggen in je account (Account → Abonnement) of per e-mail naar hello@faktuno.be. Er is geen minimumduur en geen opzeggingsvergoeding.
- De opzegging gaat in op het einde van de reeds betaalde maand, of op het einde van je proefperiode. Tot dan behoud je volledige toegang. Zeg je op tijdens de proefperiode, dan betaal je niets.
- Betalingen voor een begonnen maand worden niet terugbetaald, en ongebruikte (extra) documenten worden niet terugbetaald of overgedragen.
- Werd er per vergissing aangerekend (bijvoorbeeld twee keer voor dezelfde periode, of na de ingang van je opzegging), dan betalen we het onterechte bedrag binnen 14 dagen volledig terug.
- Is Faktuno een aanzienlijk deel van een maand onbeschikbaar door een probleem aan onze kant, neem dan contact op: we betalen die maand naar verhouding terug of crediteren ze.
- Mislukt een maandbetaling, dan probeert Mollie het opnieuw; je behoudt enkele dagen toegang om je betaalmiddel bij te werken.
- Omdat Faktuno alleen aan ondernemingen wordt aangeboden, geldt het herroepingsrecht voor consumenten niet.
9. Je gegevens en je verantwoordelijkheden
Je facturen, klanten en andere inhoud blijven van jou. Je geeft ons enkel de rechten die nodig zijn om ze te bewaren, te verwerken en af te leveren om Faktuno aan te bieden.
Jij bent verantwoordelijk voor de inhoud van je facturen en creditnota’s en voor de facturen, creditnota’s, offertes en betalingsherinneringen die je ons naar je klanten laat mailen: bedragen, btw-behandeling, wettelijke vermeldingen en de gegevens van je klanten. Volgens de Belgische wet moeten ondernemingen hun facturen doorgaans 10 jaar bewaren. Faktuno bewaart je documenten zolang je account actief is, maar is geen archiveringsdienst: download regelmatig een back-up (Account → Back-up downloaden) en bewaar je eigen kopieën. Faktuno helpt met controles, maar vervangt je boekhouder niet.
10. Levering via Peppol
We sturen je documenten naar het Peppol-adres van je klant. De levering hangt af van een correcte Peppol-inschrijving van je klant en van diens dienstverlener. We tonen je of een document door het netwerk werd aanvaard. We zijn niet verantwoordelijk voor hoe de dienstverlener of software van je klant een document na levering verwerkt.
11. Beschikbaarheid, ondersteuning en wijzigingen van de dienst
We doen ons best om Faktuno altijd beschikbaar te houden, maar kunnen geen ononderbroken dienst garanderen; onderhoud en incidenten bij onze leveranciers (hosting, Peppol-toegangspunt, betalingen) kunnen onderbrekingen veroorzaken. Ondersteuning gebeurt per e-mail op Belgische werkdagen. We kunnen Faktuno verbeteren of wijzigen. Een kernfunctie waarvoor je betaalt (Peppol-facturen maken, versturen en ontvangen) schrappen we niet zonder een kennisgeving van minstens 30 dagen en je recht om op te zeggen met terugbetaling van de vooruitbetaalde, ongebruikte periode.
12. Gegevensbescherming
Hoe we als verwerkingsverantwoordelijke met persoonsgegevens omgaan, lees je in ons privacybeleid. Voor persoonsgegevens in je documenten (bijvoorbeeld naam en adres van een klant die zelfstandige is) treden we op als jouw verwerker volgens de verwerkingsvoorwaarden in de bijlage, die deel uitmaken van deze voorwaarden.
13. Aansprakelijkheid
We zijn aansprakelijk voor schade die we veroorzaken door een tekortkoming aan deze voorwaarden, binnen de volgende grenzen. Onze totale aansprakelijkheid per kalenderjaar is beperkt tot de bedragen die je ons betaalde in de 12 maanden voor het schadeverwekkende feit. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals winstderving, omzetverlies of verlies van cliënteel, noch voor boetes of fiscale correcties die voortvloeien uit de inhoud van je documenten.
Deze beperkingen gelden niet voor schade door ons bedrog, onze opzettelijke fout of onze zware fout (of die van onze aangestelden), voor het niet-nakomen van de wezenlijke verbintenissen van dit contract behalve bij overmacht, noch wanneer de wet geen beperking toelaat.
14. Overmacht
Geen enkele partij is aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming door gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, zoals een grootschalige storing van het internet, het Peppol-netwerk of een belangrijke leverancier, een natuurramp of een overheidsmaatregel. De getroffen partij brengt de andere onverwijld op de hoogte. Duurt de situatie langer dan 30 dagen, dan kan elke partij het contract beëindigen, en betalen we de vooruitbetaalde, ongebruikte periode terug.
15. Opschorting en beëindiging
We kunnen je account opschorten of afsluiten bij een ernstige inbreuk op deze voorwaarden, bij niet-betaling na herinnering of bij onwettig gebruik van Faktuno. Behalve in dringende gevallen waarschuwen we je eerst en geven we je een redelijke termijn (minstens 14 dagen) om het probleem op te lossen. We kunnen de dienst voor een klant ook zonder reden beëindigen, met een opzegtermijn van minstens 60 dagen en terugbetaling van de vooruitbetaalde, ongebruikte periode.
Na het einde van je account kun je nog 30 dagen inloggen om je gegevens te downloaden. We sturen je een herinnering per e-mail voor we je accountgegevens wissen. Onze eigen facturatiestukken bewaren we zolang de boekhoud- en fiscale wetgeving dat vereist.
16. Wijziging van de voorwaarden
We kunnen deze voorwaarden wijzigen om een geldige reden, zoals een wetswijziging of een wijziging van onze leveranciers of van de dienst. We brengen je minstens 30 dagen vooraf per e-mail op de hoogte. Ga je niet akkoord, dan kun je kosteloos opzeggen voor de wijziging ingaat; tot het einde van je betaalde periode gelden dan de oude voorwaarden.
17. Intellectuele eigendom
Faktuno, de software, de vormgeving en de teksten zijn eigendom van ons of van onze licentiegevers. Tijdens je abonnement krijg je een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om Faktuno voor je eigen onderneming te gebruiken.
18. Algemeen
Deze voorwaarden vormen, samen met de prijslijst op onze website en de bijlage, de volledige overeenkomst tussen ons over Faktuno. Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest geldig en wordt de bepaling vervangen door een geldige die het doel zo dicht mogelijk benadert. We kunnen dit contract overdragen aan een vennootschap die Faktuno overneemt, nadat we je hebben ingelicht; je kunt dan opzeggen. Onze registraties (zoals logboeken van verstuurde documenten en betalingen) gelden als bewijs tot het tegendeel bewezen is; je kunt het tegendeel altijd met alle wettelijke middelen bewijzen. Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands, Frans en Engels; bij verschillen geldt de lezing die voor jou het gunstigst is.
19. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. We zoeken eerst een minnelijke oplossing voor elk geschil; mail ons en we antwoorden binnen 14 dagen. Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de zetel van Tomas Lambermont Consulting bevoegd, onverminderd dwingende regels die je het recht geven een andere rechtbank te vatten.
Bijlage — Verwerkingsvoorwaarden (artikel 28 AVG)
- Onderwerp en duur. We verwerken persoonsgegevens in je documenten en klantenfiches uitsluitend om Faktuno aan te bieden (je documenten bewaren, maken, versturen en ontvangen), zolang je account bestaat, plus de exportperiode van 30 dagen.
- Soorten gegevens en betrokkenen. Namen, adressen, e-mailadressen, ondernemings- en btw-nummers, bankrekeningnummers (IBAN) en factuurgegevens van je klanten, leveranciers en hun contactpersonen.
- Jouw instructies. We verwerken deze gegevens uitsluitend op jouw gedocumenteerde instructies, gegeven door je gebruik van Faktuno en deze voorwaarden, tenzij de wet ons anders verplicht (we lichten je dan in, tenzij de wet dat verbiedt).
- Vertrouwelijkheid en beveiliging. Iedereen met toegang tot de gegevens is tot vertrouwelijkheid gehouden. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (versleuteling tijdens transport, toegangsbeheer, versleuteld bewaarde geheimen, database in de EU, logging).
- Subverwerkers. Je stemt in met de subverwerkers vermeld in ons privacybeleid. We laten je minstens 30 dagen vooraf per e-mail weten wanneer we er een toevoegen of vervangen; je kunt bezwaar maken en, als we dat bezwaar niet kunnen oplossen, opzeggen met terugbetaling van de vooruitbetaalde, ongebruikte periode. We leggen onze subverwerkers dezelfde verplichtingen op en blijven voor hen verantwoordelijk.
- Bijstand. We helpen je, voor zover redelijk, om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden en je verplichtingen inzake beveiliging, meldingen van inbreuken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen na te komen.
- Datalek. We brengen je zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen 48 uur nadat we er kennis van kregen, op de hoogte van een inbreuk die je gegevens treft, met de informatie waarover we beschikken.
- Einde van de dienst. Op het einde kun je je gegevens gedurende 30 dagen downloaden; daarna wissen we ze, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.
- Informatie en audits. We geven je de informatie die nodig is om de naleving van deze bijlage aan te tonen en laten redelijke audits toe, op jouw kosten en met een redelijke aankondiging, normaal via een vragenlijst.
- Doorgiften. Kan een subverwerker de gegevens van buiten de Europese Economische Ruimte inzien, dan valt de doorgifte onder een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de EU.